Executive Assistant Sao Paulo, Brazil at Diageo

Job Description

Job Description :

Sobre nós:

Com mais de 200 marcas vendidas em quase 180 países, somos a empresa líder mundial em bebidas premium. Traga sua paixão e use sua curiosidade enquanto explora, colabora e inova para construir marcas que os consumidores adoram. Juntamente com pessoas apaixonadas de todo o mundo, você testará novas ideias, aprenderá e crescerá e desbloqueará um futuro mais brilhante e emocionante.

Junte-se a nós para criar uma carreira que vale a pena comemorar.

Sobre a oportunidade:

Na Diageo, uma empresa global de bebidas premium com marcas icônicas e presença em mais de 180 países, a excelência operacional e a tomada de decisões estratégicas são pilares fundamentais para o sucesso. Nesse cenário, o papel de uma Executive Assistant torna-se não apenas essencial, mas estrategicamente crítico.

A posição de Executive Assistant que oferece suporte direto a três executivos – Finanças, Recursos Humanos e Jurídico – representa um ponto de convergência entre áreas que sustentam a governança, a cultura organizacional e a saúde financeira da companhia. A atuação dessa profissional vai muito além da gestão de agendas e organização de reuniões. Ela é uma facilitadora de decisões, uma guardiã da confidencialidade e uma estrategista operacional.

Suas principais responsabilidades serão:

Organizar agendas com inteligência e sensibilidade, conciliando compromissos internos e externos de três executivos, antecipando conflitos e priorizando o que realmente importa.
Planejar viagens corporativas de ponta a ponta, cuidando de reservas de passagens, hospedagens, traslados e todos os detalhes logísticos para garantir deslocamentos tranquilos e produtivos.
Preparar e apoiar reuniões estratégicas, desde a definição de pautas e montagem de materiais até a organização de catering e logística, além de registrar atas e acompanhar desdobramentos.
Atuar como elo de comunicação entre os diretores e stakeholders internos e externos, filtrando informações, garantindo respostas ágeis e mantendo o tom institucional da companhia.
Gerenciar rotinas administrativas com precisão, incluindo controle de reembolsos, elaboração de relatórios de despesas, organização de contratos e documentos de apoio.
Garantir confidencialidade absoluta e aderência a normas de compliance, lidando com informações sensíveis e estratégicas com ética e responsabilidade.
Alinhar prioridades de forma coordenada e estratégica, equilibrando demandas simultâneas dos três executivos e assegurando fluidez nas entregas.
Apoiar projetos especiais das áreas, contribuindo com organização, acompanhamento e suporte tático conforme as necessidades estratégicas da liderança.

O que esperamos do perfil?

Ter formação em Secretariado, Administração, Recursos Humanos ou áreas correlatas, trazendo uma base acadêmica que sustente a atuação com organização, ética e visão corporativa.
Possuir conhecimento básico em finanças, jurídico ou gestão de pessoas, permitindo a leitura crítica de documentos, contratos e comunicações, e contribuindo para uma atuação mais integrada e contextualizada.
Trazer experiência consolidada como Personal Assistant, Secretária Executiva ou função similar, preferencialmente em ambientes corporativos multinacionais, onde a dinâmica exige agilidade, discrição e visão global. Ter atuado com executivos estrangeiros será considerado um diferencial valioso.
Trazer experiência prévia apoiando múltiplos executivos simultaneamente, demonstrando habilidade em gerenciar agendas complexas, lidar com diferentes estilos de liderança e manter fluidez mesmo em cenários de alta demanda.
Demonstrar domínio em organização, priorização e gestão de tempo, sabendo equilibrar múltiplas demandas com foco, eficiência e sensibilidade às urgências do negócio.
Utilizar com fluidez o Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint) e ferramentas de colaboração como Outlook, Teams e Zoom, garantindo entregas bem estruturadas e comunicação integrada.
Comunicar-se com segurança em inglês avançado, tanto na escrita quanto na fala, apoiando interações com stakeholders globais e contribuindo para a fluidez internacional da companhia.
Cultivar uma comunicação interpessoal clara, empática e assertiva, sendo ponte entre executivos e diferentes públicos, com postura profissional e escuta ativa.
Lidar com informações confidenciais e estratégicas com absoluto sigilo, atuando com ética, responsabilidade e aderência às diretrizes de compliance da Diageo.
Ser proativa, resiliente e flexível, adaptando-se a diferentes estilos de liderança e ambientes em constante transformação, sempre com foco em soluções e resultados.

Declaração de Trabalho Flexível:

A flexibilidade é a chave para o nosso sucesso. De meio período e horas compactadas a diferentes locais, nosso pessoal trabalha de forma flexível de maneiras adequadas a eles. Fale conosco sobre o que a flexibilidade significa para você, para que você seja apoiado desde o primeiro dia.

Declaração de diversidade:

Nosso propósito é celebrar a vida, todos os dias, em todos os lugares. E criar uma cultura inclusiva, onde todos se sintam valorizados e que possam pertencer, é uma parte crucial disso.

Abraçamos a diversidade no sentido mais amplo possível. Isso significa que você será bem-vindo e celebrado por quem você é apenas por ser você. Você fará parte e ajudará a construir e defender uma cultura inclusiva que celebra pessoas de diferentes gêneros, etnias, habilidades, idades, orientação sexual, classe social, formações educacionais, experiências, mentalidades e muito mais.

Nossa ambição é criar as empresas de produtos de consumo com melhor desempenho, mais confiáveis e respeitadas do mundo. Junte-se a nós e ajude a transformar nossos negócios à medida que levamos nossas marcas para o próximo nível e construímos novas como parte da formação da próxima geração de celebrações para consumidores em todo o mundo.

Sente-se inspirado? Então esta pode ser a oportunidade para você.

Se você precisar de um ajuste razoável, certifique-se de capturar essas informações ao enviar sua inscrição.